在你開始策劃一場活動之前，你首先應(yīng)決定是否該舉辦這次活動，如果決定舉辦，那么就要決定活動的規(guī)模，而活動規(guī)模取決于兩個要術(shù)：資金和目標(biāo)。

    你應(yīng)做的第一件事是確定你能為活動預(yù)備多少錢，即使最小創(chuàng)的活動也必須有資金保證。你可能會發(fā)現(xiàn)你的資金還不足以舉辦一場活動。等待有足夠資金再舉辦活動比活動開始后因資金不足而擱淺要好得多。

    如果資金沒有問題，那么你必須提前決定能花多少錢，然后按照預(yù)算來策劃活動。預(yù)先對費(fèi)用作粗略估算很有必要，因?yàn)橥ǔＯ纫@得上級部門對預(yù)算的批準(zhǔn)，活動才能舉辦。下面列出的初步預(yù)算的樣本，將幫助你粗略估算出舉辦活動的主要費(fèi)用：

    一般來說，你可以從供應(yīng)商那里獲取你想購買的各種物品的書面報(bào)價，在初步預(yù)算得到批準(zhǔn)后這些價格將會確定下來。

    下面是一個初步預(yù)算的樣本，它包括以下主要費(fèi)用：邀請函、住宿、交通、會場租金、活動布置費(fèi)用、食品、飲料、擺花、裝飾、音樂、娛樂、發(fā)言人、舞臺布置、視聽設(shè)備、燈光、特殊效果、攝影師、座位卡、菜單、禮品、保險、保安、勞務(wù)費(fèi)、電費(fèi)、宣傳材料、公關(guān)費(fèi)用、翻譯費(fèi)、郵寄和手續(xù)費(fèi)、海關(guān)、工作人員的工資、各種雜費(fèi)。

    制作一份詳細(xì)的清單，暫且不計(jì)費(fèi)用，把所有可能需要的東西都包括進(jìn)去，然后用彩筆標(biāo)出其中必須列人的項(xiàng)目。剩下的項(xiàng)目可以在初步預(yù)算確定之后有選擇地補(bǔ)充進(jìn)去。如果你的初步成本估算只包括了必有的項(xiàng)目，而總成本卻超出了預(yù)算，那么你就應(yīng)該慎重考慮是否進(jìn)一步實(shí)施預(yù)定計(jì)劃。如果初步估算遠(yuǎn)未超過預(yù)算，你就可以開始添加那些備選項(xiàng)目了。

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